Gotlands Elektroniska Bibliotek – GEB  <http://www. geb.hgo.se>
[2002-04-09 Resursen flyttad till http://www2.hgo.se/Bibliotek/gebben.nsf]
– ett regionalt samarbetsprojekt mellan minnesinstitutionerna på Gotland

BAKGRUND
1995 kontaktade Länsstyrelsen på Gotland representanter för lokala bibliotek för att diskutera hur man skulle kunna skapa ett vetenskapligt bibliotek som svarade mot ett självständigt högskolans behov. Man diskuterade möjligheten att samla bokbestånden från olika bibliotek, Gotlands Läns Bibliotek, Länsmuseet Gotlands Fornsal och högskoleutbildningen.
Viljan att samordna biblioteksresurserna är stark - en vilja som tar sig flera olika uttryck.
De ursprungliga planerna på att fysiskt sammanföra bokbestånden fullföljs i projektet Bibliotekscentrum, som syftar till att skapa ett totalintegrerat stads-, läns- och högskolebibliotek i Visby.
Idén till ett virtuellt bibliotek - Gotlands Elektroniska Bibliotek GEB - föddes ur detta uttalade biblioteks- och informationsbehov - ur viljan till effektivisering och bättre samordning och därmed bättre utnyttjande av de samhällets bibliotek och andra minnes-institutioner.

Statens Kulturråd lämnade stöd för utveckling av samverkansidéerna. länsbibliotekarie Barbro Ejendal lät engagera Nancy Fjällbrant, Chalmers bibliotek, för att analysera förutsättningarna och lämna konkreta förslag till uppbyggnad av ett virtuellt bibliotek. Rapporten "IT-förutsättningar för samordning av bibliotek på Gotland" var klar i mars 1996.

Det praktiska genomförandearbetet kunde starta i februari 1997 då Yngve Johnsson knöts till projektet. Arbetsnamnet var då ”GOLINK”. Sedan i maj leds projektet av Mario Rodriguez. Projektet kommer att utvärderas  1999.

GEB - FÖRUTSÄTTNINGAR
Som alla lokalsamhällen behöver de gotländska ha tillgång till lättillgängliga informationstjänster. Högskolan är under mycket snabb uppbyggnad. En mångdubbling av studentantalet kommer att ske inom några få år. Stora satsningar görs på vuxenutbildning inte minst inom ramen för "Kunskapslyftet" och den obligatoriska skolan navigerar mot ett mer undersökande/laborativt arbetssätt.
Studenter letar litteratur och information på alla tänkbara håll: i museets bibliotek, i landsarkivets läsesal och på folkbiblioteken. Mer än 25% av lånen vid högskolans bibliotek utgörs av fjärrlån. ABM (Arkiv, Bibliotek, Muséer)-institutionerna blir allt viktigare i det framväxande kunskapssamhället.
På Gotland finns också konstskola, tonsättarskola, filmutbildning och långt framskridna planer på ett journalist- och ett tonsättarcentrum.

Alla dessa verksamheter behöver biblioteks- och informationstjänster för sin utveckling, information skapad av det egna institutionerna och i lokalsamhället, men också ny information som format av lokala erfarenheter kommer att ge det gotländska samhället ny kunskap och växtkraft.

För att möta dagens och morgondagens informationsefterfrågan måste befintliga informationsresurser utnyttjas bättre och de elektroniska informationsresurserna införlivas i ABM-institutionernas samlingar och kompetens. Viktigt är också att lokalt inventera, värdera, tillvarata, systematisera och distribuera den information som i svindlande takt skapas i våra datorer.
För att möta studenternas biblioteksbehov lämnar högskolan sedan flera år tillbaka stöd till Länsmuseet - Gotlands Fornsals bibliotek, Medicinska Fackbiblioteket och biblioteket vid Östersjöns författar- och översättarcentrum.

Viktiga grunder för GEB är också de plattformer som riksdagen skapade för lokalt utvecklingsarbete genom beslut om bibliotekslag, ett för användarna lätthanterligt och avgiftsfritt LIBRIS samt förmånliga villkor för SUNET-anslutning av läns- och huvudbibliotek och museer. (Varför inte också arkiv ?)

Internets möjligheter till effektiv distribution av information är den viktigaste grundförutsättningen för det elektroniska biblioteket. I den meningen är GEB ett publicerings/distributions-projekt.
GEB är samtidigt, medvetet eller omedvetet, ett led i en förändringsprocess där institutioner med närbesläktade mål gemensamt söker nya samarbets- och organisationsformer.

 MÅL
Det övergripande målet är att samordna de regionalt producerade och tillgängliga informationsresurserna för att förbättra informationsförsörjningen och därmed förstärka den regionala kompetensutvecklingen med den växande Högskolan som motor. De konkreta målen skulle kunna formuleras så här:
Att med stöd av Internet skapa:
- En virtuell "läsesal" som en generell informationsresurs för gotländska studerande på alla nivåer med
  utnyttjande av de möjligheter WWW-gränssnittet erbjuder med de deltagande institutionernas
  biblioteksdatasystem som grund.
- Virtuella "Forskarceller" för att tillgodose institutionerna vid Högskolan på Gotlands speciella
  informationsbehov.
- En virtuell Gotlandica-samling genom att publicera av ABM-institutionerna och av andra
  regionala aktörer skapad information.
Informationen skall kunna återsökas:
1. Via bibliotekskatalogerna  - med länkningsmöjlighet från katalogpost till elektroniskt dokument.
2. Genom att bläddra/"browsa" i fil/länklistor
3. Genom fritextsökning i egenpublicerade elektroniska dokument.

Detta innebär att de gotländska biblioteken gjort sitt val i den mycket viktiga fråga som alla bibliotek står inför idag:
Skall bibliotekskatalogerna fortsätta att vara beståndsregister eller skall de utvecklas till redskap för kvalificerad informations- och biblioteksservice? Hur många bibliotek redovisar idag tillgängliga databaser o a elektroniska resurser i sina kataloger?

Personal
Utöver arbetstid för ordinarie personal inom institutionerna skulle högskolan avsätta datateknikerresurs motsvarande 40/40. Under projektets gång har ett flertal personer knutits till delprojekt som med ALU eller API.
 .
Stöd för ytterligare bibliotekarieresurser har under projektets gång kunnat tillföras: Bibliotekarie 40/40 under 1 år för att förbereda och genomföra övergången från TinLib-systemet till BTJ2000- senare BOOK-IT-systemet samt bibliotekarie 20/40 under 2 år för digitalisering och överföring till databas av Gotlandica-bibliografierna.

Ekonomi
Projektledaren är budgetansvarig. För ekonomi- och personaladministration svarar Högskolan på Gotland. Projektet stöds av ett flertal regionala och nationella institutioner:
Statens Kulturråd, KK-stiftelsen, Länsstyrelsen på Gotland, EU 5b-kontoret och BIBSAM
Totalbudgeten under projekttiden omfattar c a 2 milj kr.

NUVARANDE ORGANISATION
Efter våren 1998 förändrades GEBs organisation. Av den gamla strukturen behölls enbart styrgruppen. I stället har skapats en webb-redaktion bestående av representanter från Gotlands Läns Bibliotek, Högskolebiblioteket, Länsmuseet Gotlands Fornsal samt projektledaren
En referensgrupp med personer nära knutna till projektet kommer att träffas på seminarier där GEBs utveckling presenteras, ca 2 ggr per år.

Styrgruppen
 Representanter från deltagande organisationer tas in i styrgruppen förutsatt att de i någon mån bidrar finansiellt till projektet. Styrgruppens ansvarar för policyn för GEB.
Frågan om att utöka styrgruppen med fler institutioner som har möjlighet att bidra finansiellt i projektet väcktes med tanke på projektets fortsättning 1999. Vilka möjligheter som finns till sådan finansiering utreds för närvarande. Finansiellt deltagande är förenat med beslutanderätt. Styrgruppen idag består av representanter från Länsbiblioteket, Högskolan samt Länsmuseet Gotlands Fornsal:
Barbro Ejendal, Anna Säve-Söderbergh, Gun Westholm, Mario Rodriguez, Camilla Nordlund, Leif Hagberg samt Lars Magnus Lahne.

Referensgruppen
Som stöd för sitt arbete har Styrgruppen  haft en referensgrupp för samordning och idéutbyte. I gruppen ingick
representanter för:
Gotlands Kommun: ADB- och Informationsavdelningarna, Gotlands Läns Bibliotek: Huvudbiblioteket - Systemsansvarig BTJ 2000 - Gotlandica-samlingen , Högskolan på Gotland: Högskoleledning - Bibliotek - Dataavdelning Teknik/WWW-publicering, Landsarkivet i Visby, Länsmuseet - Gotlands Fornsal: Bibliotek – Arkiv och Dataavdelning, Medicinska Fackbiblioteket samt Östersjöns Författar- och översättarcentrum.
Numera har Referensgruppen som uppgift at träffas på seminarier ett par gånger om året och följa upp GEBs utveckling och inspirerar till nya grepp.

WEBB-REDAKTION
Från och med hösten 1998 inrättas en webb-redaktion som praktiskt arbetar med projektet. Webb-redaktionen  skapar och ansvarar för det material som publiceras. Webb-redaktionen ansvarar för projektets återkoppling i den egna organisationen.
Projektledaren kommer att ha direkt kontakt med övriga arbetsuppgifter såsom det nya bibliotekssystemet, tekniska frågor, publicering av Gotlandican samt ansvarar för att hålla samman intressenterna och lägga grunden för utformningen av den gemensamma databasservern.
Syftet med den nya organisationen är att förenkla det praktiska arbetet i projektet.

Arbetsområden:
- Regional elektronisk publicering med biblioteksmedverkan
- Sammanföra de gotländska katalogerna elektroniskt
- Stöd för nätverksbaserat lärande (distansutbildning)
- Kompetensutveckling för biblioteksanvändare och -personal
- Skapande och publicering av databaser som främjar Gotlands kulturarv och utbildning
- Speciell inriktning för skapande av interaktiva tjänster för barn i kontakt med biblioteket
- Tillgång till elektroniska dokument genom biblioteken (Medverkande institutioner)
- Ta hand om publiceringsfrågor

 Arbetssätt för GEBs webb-redaktion:
- Låta skapandet ta tid
- Rätt personer i organisationen
- Rätt plats i organisationen
- Alla måste vara delaktiga i beslutsprocessen
- Börja smått och ta ett steg i taget

Bibliotekssystemet
En annan viktig grundförutsättningen är att de större GEB-bibliotekens bestånd är registrerade i något modernt bibliotekssystem som stödjer Z39.50 och har stöd för länkning från katalogpost till elektroniska dokument: texter, bilder och databaser.
Folk- och skolbiblioteken på Gotland använder bibliotekssystemet BTJ 2000, TinLib-systemet (DOS-version) används av biblioteken på Högskolan, Länsmuseet Gotlands Fornsal, Medicinska Fackbiblioteket och Östersjöns Författar- och översättarcentrum.
Utöver BTJ 2000- och TinLib-systemen finns Bibliomatic på några skolbibliotek samt "hemgjorda" bibliotekssystem på Länsstyrelse, Landsarkivet i Visby och RAGUs bibliotek.
Målet att göra samtliga bibliotekskataloger tillgängliga via samma gränssnitt och utifrån detta utveckla biblioteksservice är mycket högt prioriterat. Arbetsgruppen har arbetat med flera alternativa lösningar. Länsbibliotekets BTJ2000-katalog är tillgänglig via WWW sedan sommaren 1997.
Styrgruppen kunde under det första projektåret inte fatta beslut om vilken strategi som skulle väljas för att göra bibliotekskatalogerna tillgängliga med WWW-gränssnitt. Arbetsbelastningen på Högskolan är hög under det snabba uppbyggnadsskede som verksamheten i dag befinner sig i. Teknikerresurs har därför inte kunnat avsättas i den omfattning som ursprungligen planerats.
Under det första projektåret kunde styrgruppen inte fatta beslut om: införande av ett modernt bibliotekssystem, inköp av WWW-server eller uppbyggnad av informationsresurser för högskolan. I avvaktan på nödvändiga beslut avseende bibliotekssystem och teknikimplementering kunde mycket kraft  i stället ägnas åt uppbyggnad av en virtuell "Gotlandica-samling”.
Högskolans ledning har vid årsskiftet beslutat att införa BTJs BOOK-IT-system. Övriga TinLib-bibliotek kommer att följa efter.
 

Det nya informationssystemet för Gotlands Elektroniska Bibliotek

Kärnan i det systemet som GEB har skaffat sig är fritextdatabashanteraren BRS/Search med olika tilläggsmoduler. Genom att använda en databashanterare som erbjuder kvalificerad fritextsökning, både helt fritt och i fält, fås en lösning där olika informationsmängder kan hanteras inom ramen för samma system även om informationsmängdernas struktur varierar.
Med modulen BRS/Indexweb kommer GEB’s web-site att indexeras och göras sökbar i fritext på samma sätt som övriga informationsmängder.

Gotlandica, bibliografier (referenser)
Den obrutna kedjan av Gotlandica-satsningar fortsätter. Lokalsamlingen förstärker lokal identitet och gör Gotland synligt för omvärlden.
Länsbibliotekets Gotlandicasamlingen innehåller i dag c a 20 000 volymer inklusive småtryck. Av dessa är i dag mer än 6 000 sökbara via bibliotekets WWW-katalog. Även artikelreferenser registreras i bibliotekskatalogen.
Inom ramen för GEB görs försök att använda bibliotekskatalogerna som grund för sökning av fulltextdokument och för hänvisningar till andra informationskällor.

Digital Gotlandica
Länsmuseet Gotlands Fornsals dataavdelning har under ledning av IT-chefen Stig Englund sedan slutet på 80-talet digitaliserat en stor mängd värdefulla texter som t ex Länsmuseet Gotlands Fornsals årsbok ”Gotländskt Arkiv” sedan utgivningsstarten 1928 samt gotlandica-bibliografier t o m 1939 och perioden 1950-53. Originalfiler till böcker och tidskriftsartiklar finns i många fall bevarade hos upphovsmän och redaktioner.

All text som idag produceras på Gotland för tryckning produceras digitalt med hjälp av datorer. De flesta skribenter, tidningar och tidskrifter saknar dock rutiner för arkivering/säkerhetskopiering.
En primär uppgiften är därför att spåra befintliga digitala dokument så att dessa inte går förlorade.
Landsarkivarien Tryggve Siltberg har uttryckt det så här: ”Vi måste snabbt sätta hinkar under informations- kranarna så att inte viktig information rinner ut i sanden”.

Inom Gotlandica finns idag ett antal olika bibliografier som täcker stora delar av 1900-talet..
Dessutom finns elektroniska böcker i fulltext som de facto till största delen är bibliografier av samma typ som ovan.
Bibliografierna är sammanställda av ett antal olika personer och har varierande struktur. Gemensamt för alla bibliografier var att de fanns tillgängliga i HTML-format men inte var strukturellt kodade. Flertalet bibliografier är dock ämnesindelade. Nu har denna information samlas i en bibliografidatabas där varje referens utgör en post. All information är sökbar i fritext och det går att kombinera sökord med booleska operatorer. Fältsökning kan erbjudas på ämnesindelning och bibliografi. Nu är första delen slutför Nästa steg blir att med beviljade BIBSAM-medel som avser en 1/2-tidstjänst under ett år förmår vi kunna lägga in dessa referensposter i Gotlands Läns Biblioteks beståndskatalog och förse de med en fullständig SAB- klassificering

GEBs övriga databaser
.
* Gotländsk Arkiv i full text är Gotlands fornsal årsbok och har kommit ut sedan 1929. Dess innehåll spänner över många  ämnesområden, främst humaniora
  och arkeologi med gotländsk anknytning.
* Vägen till kulturen på Gotland utkom med sin första upplaga 1987. Den är en vägvisare till gotländsk kulturhistoria även producerad av Gotlands fornsal.
  100 sevärda platser beskrivs i ord och bild.
* Vägen till litteraturen på Gotland, är kommenterat urval av böcker inom olika ämnesomtåde
* Uppvärmning och inomhusklimat i kyrkor. Litteratursammanställning. Detta är en sammanställning av litteratur som behandlar uppvärmning och
   inomhusklimat i kyrkor. Sammanställningen har utförts på uppdrag av Riksantikvarieämbetet och omfattar cirka 360 titlar
* Patientinformation. Medicinsk litteratur och information med inriktning på behovet inom vården och stöd för patienterna Löpande informationen lagras av
   personal från Medicinska Fackbiblioteket
* Personarkivets databas i Länsmuseet Gotlands fornsals arkiv innehåller notiser och tidnings klipp om gotlänningar eller personer med anknytning till
   Gotland.
* Landsarkivets biblioteksbestånd,  registrering från 1993 och innehåller för närvarande ca 2400 poster
* NAD Databas över arkiv och förteckningar. Arkiven innehåller information om personer, släkter och organisationer. För publiceringen via www  krävs
  tillstånd från Datainspektionen. Förhandlingarna pågår
 

Inventering
Ett viktigt delprojekt inom ”GEB” är därför att inventera digitalt arkiverad information hos lokala Informationsproducenter: bibliotek, arkiv, museer och föreningar;
Myndigheter: kommunala förvaltningar, länsstyrelse, stift och skolor
Lokala mediaproducenter: dagstidningar, tidskrifter och förlag .
GEB har inbjudit Hembygdsföreningar och sockenutvecklingsprojekt (ca 150 st) att delta i projektet.

Dagliga tidningar
Innehållet i regionens 2 dagliga tidningar indexeras inte i någon databas. Innehållet i det senaste seklets utgivning har dock under längre perioder indexerats av flera ideella krafter. Dessa index finns endast i ett fåtal maskinskrivna/kopierade exemplar.
Arbetsgruppen befarade att öns två dagliga tidningar inte arkiverar artiklar i elektronisk form. Gruppen tillskrev  därför Gotlands Tidningar och Gotlands Allehanda sommaren 1997 för att hitta kort- och långsiktiga lösningar för arkivering och återsökning av dagspressens digitala artikelarkiv. Gruppen har hittills fått positivt gensvar från GT.

Tidskrifter
Ett 30-tal tidskrifter utges regelbundet på Gotland. Omfattningen och ambitionsnivån varierar alltifrån enkla medlemsblad till ambitiösa kulturhistoriska tidskrifter och naturmagasin. Gemensamt för alla är att de i hög grad drivs av personer och redaktioner med stort personligt engagemang. Publiceringen sker i huvudsak på ideell grund. Det viktiga för skribenterna och redaktionerna är att nå ut till läsare. Några publikationer ger också sina upphovsmän en blygsam inkomst som på intet sätt motsvarar deras arbetsinsats.
Under hösten 1997 tog redaktören för ”Haimdagar” Anders R Johansson initiativ till en paraplyorganisation för gotländska publicister för att befrämja samarbete, underlätta produktion och distribution och höja tidskrifternas kvalitet. GEB har stöttat tillkomsten av ”Gotlands Ordbrukarförening”. Paraplyorganisationen kommer att underlätta GEBs kontakter med de lokala tidskriftsutgivarna. Redan under våren 1998 slöts några avtal om GEB-publicering av artikelmaterial.
 Förlag
Utgivning av smalare Gotlandslitteratur görs naturligt av regionens institutioner länsmuseum, landsarkiv och länsbibliotek. Också den expanderande högskolan kommer inom en snar framtid att spela en betydande roll.
Amatörforskare och hembygdsrörelsen kommer även i fortsättningen att låta publicera skrifter på eget förlag eller i samarbete med den gotländske förläggaren Thorbjörn Ödin.
En förutsättning för att Gotlands kommuns Kultur- och fritidsnämnd skall lämna ekonomiskt bidrag för tryckning av Hembygdsrörelsens skrifter är sedan 1997 att överenskommelse slutits med GEB om villkoren för elektronisk publicering via Internet.
Förläggaren Thorbjörn Ödin är mycket positiv till ett utvecklat samarbete med GEB.
 

Digitalisering
En av de första digitala originaldokument som ”återfanns” var ”Vägen till litteraturen om Gotland ett kommenterat urval inom olika ämnesområden” se nedan. Att HTM-koda de gamla ordbehandlingsfilerna krävde relativt liten arbetsinsats. Därmed kunde ett av de primära målen, ”Information om de deltagande institutionernas informationsresurser”, avseende länsbibliotekets gotlandica-samling sägas vara uppfyllt.
En motsvarande introduktion till Landsarkivet i Visby skulle ge delprojektet en fast grund att stå på.
”Arkivforskning på Gotland” publicerades redan 1979. Boken har digitaliserats, avtal slutits med upphovsmän och förlag och publicerats via ”GEB”.
BIBSAM beviljade 1997 medel för fortsatt digitalisering av bibliografiskt material med målet att samla referenserna till en WWW-sökbar databas.

Print-on-demand
Det gotländska IT-företaget Calidris och föreningen "Mare Balticum" har utarbetat rutiner för print-on-demand (book-on-demand)-publicering. Tekniken erbjuder läsaren möjlighet att inom några dagar förvärva
en tryckt publikation som alternativ till att läsa längre texter på skärm eller utskrift i A4-format från lokal skrivare.
En intressant utvecklingsmöjlighet som diskuterats med företrädare för högskolan är att kunna utveckla mer omfattande litteratur/referensförteckningar till uppdaterade WWW-sökbara databaser, som vid behov skulle kunna levereras som tryckta bibliografier med stöd av book-on-demand-tekniken.
 Se Även TELDOK rapport 122 Maja Brita Mossberg  ”En bok i sänder Print on Demand” Stockholm  1998

PUBLICERING

Upphovsrätt
Sedvanlig upphovsrätt gäller även för elektronisk publicering. Därför måste avtal slutas med upphovsrättsinnehavaren före publicering. Ett "standardavtal" har utarbetats. Samtliga deltagande institutioner har vid referensgruppsmöten beslutat att inom sina institutioner verka för att policybeslut fattas som möjliggör elektronisk publicering av allt eget informations- och förlagsmaterial.
 Ansvarig utgivare
Som projektansvarig är länsbibliotekarie Barbro Ejendal också ansvarig utgivare för GEB.

Mapp och filstruktur
Mapp och filstrukturen på servern har byggts upp för att underlätta för varje deltagande institution att själv uppdatera och publicera egen information utan att riskera att förvanska eller fördärva andra institutioners. I dag har endast Länsmuseet - Gotlands Fornsal rätt att själv publicera eget material.
En publiceringsgrupp med representanter för högskolan, länsbiblioteket, länsmuseet och landsarkivet arbetar med att ta fram enkla enhetliga publiceringsrutiner.

Publiceringspolicy:
Det elektroniska biblioteket är närbesläktat med det elektroniska förlaget. Eftersom GEB är och kommer förbli finansierat med offentliga medel är det extra viktigt att alla presumtiva användargrupper skall ha lika tillgång till det publicerade materialet. Mycket stor hänsyn skall därför tas till personer med funktionshinder.

Bibliotek = förlag ?
Att bygga upp ett virtuellt bibliotek har många likheter med att bygga upp ett traditionellt fysiskt bibliotek. Analys av målgruppernas informationsbehov, förvärv av information och systematisering för att underlätta återsökning. Organisering av kontaktnät med informationsleverantörer och användare. Lokaler och inredning motsvaras av gränssnitt och funktonalitet. Eftersom det virtuella Internet-biblioteket inte förvärvar fysiska media utan endast rätten att vidaredistribuera information till sina användare för viss tid i viss omfattning kan ingen ”handbokssamling” eller ”studiecell” byggas upp utan en mycket nära dialog med användarna.
”Det enda eviga”  kommer att vara ”Det unika” och bestå av sådan information som produceras för och/eller av användargrupperna. I den meningen blir det virtuella biblioteket också ett virtuellt förlag. Mycket värdefull information produceras i dag inte för marknaden utan med målet att förmedla kunskap i tid och rum i frågor som för upphovsmännen är väsentliga.

Att få vara gotländsk lokalpatriot under drygt ett år och starta GEB har varit en fantastisk upplevelse rik på erfarenheter och positiva mänskliga möten såväl IRL som virtuellt.